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在當(dāng)今全球化且競(jìng)爭(zhēng)白熱化的商業(yè)大環(huán)境中，價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。市場(chǎng)格局瞬息萬(wàn)變，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇，企業(yè)不僅要應(yīng)對(duì)同行業(yè)對(duì)手在產(chǎn)品、服務(wù)、價(jià)格等方面的激烈角逐，還要在復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、政策法規(guī)調(diào)整以及技術(shù)革新的浪潮中謀求生存與發(fā)展。

生產(chǎn)型企業(yè)物料采購(gòu)占據(jù)企業(yè)支出的50%左右，采購(gòu)成為降本增效的重中之重，非生產(chǎn)型企業(yè)工作流程缺乏規(guī)范與透明度，信息流串聯(lián)與堵塞，隱藏在工作環(huán)境里的浪費(fèi)環(huán)節(jié)未被有效識(shí)別與改善，降本增效無(wú)處入手，缺乏精益管理的思路，不掌握精益工具，降本增效的改善捉襟見(jiàn)肘。

在此背景下，“解碼精益化辦公工具-拓展降本增效的新路徑” 課程應(yīng)運(yùn)而生。本課程旨在從辦公環(huán)境中的八大浪費(fèi)入手，通過(guò)應(yīng)用VSM工具，采取ECRS策略，形成改善的PDCA閉環(huán)，將精益生產(chǎn)的理念融入到辦公環(huán)節(jié)，消除浪費(fèi)，優(yōu)化流程，提高辦公效率。通過(guò)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)出口環(huán)節(jié)的全面優(yōu)化與持續(xù)改善，消除一切不增值的工作，從而助力企業(yè)突破困境，落實(shí)降本增效，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略突圍。

課程聚焦于整體團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)與提升，幫助學(xué)員樹(shù)立精益辦公的理念，改變傳統(tǒng)的辦公流程，按章辦事的節(jié)奏，將精益的思維貫穿于辦公的所有環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全體部門的降本增效，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率與效益，在激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中贏得先機(jī)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展與長(zhǎng)期盈利的戰(zhàn)略目標(biāo)。

企業(yè)收益：

1、消除一切浪費(fèi)：快速增加企業(yè)利潤(rùn)，提升競(jìng)爭(zhēng)力

2、優(yōu)化工作流程：提高效率，產(chǎn)生價(jià)值流

3、塑造精益文化：文化培養(yǎng)，產(chǎn)生持續(xù)的自我改善環(huán)境

個(gè)人收益：

1、掌握精益化辦公的八大浪費(fèi)，幫助學(xué)員找到降本增效的新路徑

2、熟練應(yīng)用創(chuàng)建精益辦公的十四種方法，建立精益文化

3、學(xué)習(xí)開(kāi)展精益辦公的七個(gè)步驟

4、精通精益辦公的落地策略

5、了解AI+在供應(yīng)鏈領(lǐng)域的應(yīng)用，借助AI工具實(shí)現(xiàn)降本增效

第一講：識(shí)別精益辦公的八大浪費(fèi)和流程優(yōu)化的五個(gè)措施

一、等待

1. 信息流的阻塞

2. 審批的交叉

3. 會(huì)議的時(shí)間浪費(fèi)

工具：VSM

案例：雅培新鄉(xiāng)金獎(jiǎng)介紹

二、移動(dòng)

1. 文件的簽字

2. 人員的走動(dòng)

3. 辦公資料的擺放

工具：ECRS

三、庫(kù)存

1. 多余的紙質(zhì)文件

2. 電子文檔的備份

3. 積壓的辦公用品

四、辦公動(dòng)作

1. 尋找文件

2. 重復(fù)的簽字

3. 部門辦公室的不合理設(shè)置

案例：AI工具賦能采購(gòu)降本

五、過(guò)量生產(chǎn)

1. 提前完成無(wú)計(jì)劃的工作

2. 過(guò)多的進(jìn)口文件

3. 客戶樣品

六、復(fù)雜流程

1. 進(jìn)出口報(bào)關(guān)的流程

2. 多次的信息處理

3. 重復(fù)的打印

七、缺陷

1. 錯(cuò)誤的報(bào)告單

2. 不合適的樣品

3. 錯(cuò)誤的寄樣地址

八、人才浪費(fèi)

1. “采”“購(gòu)”不分

2. 不合適的培訓(xùn)

3. 過(guò)度的強(qiáng)調(diào)外語(yǔ)能力

九、流程優(yōu)化的五個(gè)實(shí)踐措施

1. 流程再造 (Business Process Reengineering)

2. 自動(dòng)化 (Automation)

3. 并行處理 (Parallel Processing)

4. 跨部門協(xié)作 (Cross-Functional Collaboration)

5. 持續(xù)改進(jìn) (Kaizen)

案例：某食品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化庫(kù)存管理

問(wèn)題： 庫(kù)存積壓嚴(yán)重，導(dǎo)致資金占用過(guò)多，增加了倉(cāng)儲(chǔ)成本。

精益措施：

1. 需求預(yù)測(cè)：建立準(zhǔn)確的需求預(yù)測(cè)模型，根據(jù)市場(chǎng)需求制定采購(gòu)計(jì)劃

2. 供應(yīng)商管理：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)和靈活供貨

3. JIT (Just-In-Time) 庫(kù)存管理：采用 JIT 庫(kù)存管理模式，減少庫(kù)存積壓

4. ABC 分析：對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行 ABC 分析，重點(diǎn)管理高價(jià)值商品

5. 定期盤點(diǎn)：定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理呆滯庫(kù)存

效果：庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提高了 20%，庫(kù)存成本降低了 15%，資金占用減少了 10%

第二講：創(chuàng)建精益辦公的十四種方法

一、消除一切非增值的動(dòng)作

1. 破解價(jià)值流（VSM）

2. 爆炸點(diǎn)挖掘

3. 改善行動(dòng)的實(shí)施

二、優(yōu)化進(jìn)出口環(huán)節(jié)的全流程

1. 進(jìn)口采購(gòu)環(huán)節(jié)的談判

2. 報(bào)告環(huán)節(jié)的雜費(fèi)

3. 付款流程

4. 倉(cāng)儲(chǔ)物流流程

三、改善辦公空間布局

1. 5S推廣

2. 團(tuán)隊(duì)對(duì)接

3. 資料易取

四、標(biāo)準(zhǔn)化工作

1. 建立SOP

2. 統(tǒng)一物料的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

3. 固化SOP

五、模塊化設(shè)計(jì)

1. 工作并聯(lián)法

2. 工作小組

3. 項(xiàng)目管理

六、防錯(cuò)設(shè)計(jì)

1. 雙人檢查

2. 信息系統(tǒng)管理

七、遠(yuǎn)程辦公與辦公室辦公

1. 銷售部門

2. 客服部門

八、看板管理

1. 進(jìn)口訂單

2. 進(jìn)口報(bào)關(guān)

3. 付款進(jìn)度

4. 物流配送

九、工作量分析

1. 人均利潤(rùn)

2. 人均訂單數(shù)

十、持續(xù)改進(jìn)（Kaizen）

1. 合理化建議

2. 改善小組

3. 評(píng)優(yōu)

十一、BPS

1. 雙周報(bào)告

2. 人員分享

3. 獎(jiǎng)勵(lì)

十二、樹(shù)立標(biāo)桿

1. 參觀標(biāo)桿企業(yè)

2. 樹(shù)立典型

十三、培訓(xùn)

1. 專業(yè)顧問(wèn)公司

2. 黃帶、黑帶評(píng)選

十四、電子化與辦公自動(dòng)化

案例：某化工產(chǎn)品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化物流運(yùn)輸

問(wèn)題： 物流運(yùn)輸成本高，運(yùn)輸時(shí)間長(zhǎng)，貨物損壞率高。

精益措施：

1. 物流路線優(yōu)化：分析物流數(shù)據(jù)，優(yōu)化運(yùn)輸路線，選擇最佳的運(yùn)輸方式。

2. 運(yùn)輸合同談判：與物流公司進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的運(yùn)輸價(jià)格。

3. 包裝改進(jìn)：改進(jìn)貨物包裝，減少貨物損壞。

4. 貨物跟蹤：采用貨物跟蹤系統(tǒng)，實(shí)時(shí)了解貨物狀態(tài)。

5. 風(fēng)險(xiǎn)管理：建立風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

效果：物流運(yùn)輸成本降低了15%，運(yùn)輸時(shí)間縮短了 20%，貨物損壞率降低了 5%

第三講：推行精益辦公的七個(gè)步驟

一、確定目標(biāo)：

1. 提高效率

2. 降低成本

3. 提升員工滿意度

二、識(shí)別浪費(fèi)：

三、分析原因

四、制定改進(jìn)方案

五、選擇合適的工具

六、實(shí)施改進(jìn)方案

七、持續(xù)改進(jìn)

案例：某電子產(chǎn)品進(jìn)出口公司 - 優(yōu)化報(bào)關(guān)流程

問(wèn)題： 報(bào)關(guān)流程耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，經(jīng)常導(dǎo)致貨物延誤，影響客戶滿意度。

精益措施：

1. 價(jià)值流圖分析：繪制報(bào)關(guān)流程圖，識(shí)別等待海關(guān)審核、單證錯(cuò)誤、信息傳遞延遲等浪費(fèi)點(diǎn)

2. 與海關(guān)建立良好關(guān)系： 積極與海關(guān)溝通，了解最新的政策法規(guī)，建立快速通道

3. 電子報(bào)關(guān)系統(tǒng)： 采用電子報(bào)關(guān)系統(tǒng)，減少人工操作，提高報(bào)關(guān)效率

4. 單證標(biāo)準(zhǔn)化： 制定標(biāo)準(zhǔn)化的單證模板，減少單證錯(cuò)誤

5. 培訓(xùn)： 對(duì)報(bào)關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能

效果： 報(bào)關(guān)時(shí)間縮短了 30%，貨物延誤率降低了 50%，客戶滿意度顯著提升

第四講：落地實(shí)施的五大策略

一、痛點(diǎn)優(yōu)先級(jí)排序

使用艾森豪威爾矩陣

二、最小可行性方案（MVP）測(cè)試

選擇單一部門試點(diǎn)，驗(yàn)證效果后橫向復(fù)制

三、建立量化指標(biāo)

設(shè)定可衡量的KPI

四、培養(yǎng)精益文化

定期組織“改善提案”活動(dòng)，鼓勵(lì)員工提交優(yōu)化建議

五、避免“重工具輕機(jī)制”

在部署RPA的同時(shí)，調(diào)整績(jī)效考核制度，將流程優(yōu)化納入部門目標(biāo)

案例：中國(guó)工藝品進(jìn)出口有限公司通過(guò)飛書協(xié)作平臺(tái)推行精益管理

第五講：精益理念的實(shí)踐——供應(yīng)商談判方法的組合利用，爭(zhēng)取采購(gòu)利益“最大化”

一、談判的4W+1H，聚焦整套談判方案的設(shè)計(jì)與管理

1. Who誰(shuí)-談判人員的角色定位

2. When時(shí)間-談判的開(kāi)始時(shí)間

3. Where地點(diǎn)-主場(chǎng)，客場(chǎng)的選擇

4. What對(duì)象-談判標(biāo)的物的研究

5. How方法-談判的13個(gè)方法

角色扮演：建立談判團(tuán)隊(duì)，扮演商務(wù)，技術(shù)，質(zhì)量的不同角色，逐個(gè)談判，各個(gè)擊破

方法：“聲東擊西”等13個(gè)方法

工具：應(yīng)用波特的5力工具（迫使對(duì)方降價(jià)的模型）

二、掌握國(guó)際商務(wù)談判的方法與技巧，贏得談判

1. 注重利益，而非方法

2. 尊重各國(guó)的商務(wù)禮儀，宗教信仰，生活習(xí)慣

3. 遵守承諾，具備鍥約精神

4. 建立個(gè)人非商務(wù)關(guān)系，注重長(zhǎng)期利益

5. 提出雙贏的解決方案

6. 采用客觀標(biāo)準(zhǔn)，破解利益沖突

7. 《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則2020》解讀

三、博弈在談判的三階段中的應(yīng)用

1. 談判前——采取“囚徒困境”工具分析對(duì)方合作的態(tài)度和底線

2. 談判中——威脅與承諾，條件交換的權(quán)衡，獲取利益最大化

3. 談判后——利用博弈的監(jiān)督和懲罰機(jī)制，保障協(xié)議的有效執(zhí)行

練習(xí)：博弈的囚徒困境

討論：如何在采購(gòu)談判中應(yīng)用博弈理論？

案例：博弈理論在年度價(jià)格談判中對(duì)價(jià)格戰(zhàn)的影響

第六講：關(guān)注精益實(shí)施的核心“員工”——能力提升，實(shí)現(xiàn)談判降本

一、培養(yǎng)與供應(yīng)商談判的技巧，降低采購(gòu)成本

1. 戒躁-引導(dǎo)談判節(jié)奏，利于談判的討價(jià)還價(jià)

2. 制怒-避免談判進(jìn)入“死胡同”，浪費(fèi)談判時(shí)間

3. 留靜-設(shè)置談判的冷靜期，不盲目結(jié)束談判

4. 貴虛-創(chuàng)造談判的氛圍，回旋探底

二、辦公人員的四維修煉

修煉一：財(cái)務(wù)知識(shí)（成本分析）

修煉二：談判過(guò)程控制（溝通技巧）

修煉三：精益供應(yīng)鏈知識(shí)（內(nèi)部協(xié)調(diào)）

修煉四：持續(xù)學(xué)習(xí)的能力（勇于改變）

第七講：重塑-AI時(shí)代賦能供應(yīng)鏈4.0

一、加速-DeepSeek對(duì)AI時(shí)代推波助瀾

1. 原理介紹

2. 應(yīng)用場(chǎng)景

3. 思維邏輯

課堂演練：通過(guò)10分鐘的DeepSeek應(yīng)用，找到解決供應(yīng)鏈痛點(diǎn)的一個(gè)方案

二、攻堅(jiān)-AI工具在供應(yīng)鏈工作中的實(shí)踐

1. 生產(chǎn)計(jì)劃-AI+增強(qiáng)APS的應(yīng)用

2. 采購(gòu)降本-SAP Ariba對(duì)采購(gòu)的幫助

3. 質(zhì)量改善-基于AI+工具的視覺(jué)檢測(cè)系統(tǒng)

4. 物流效率-AI+對(duì)AGV的應(yīng)用優(yōu)化

5. 人員管理-HireVue，Moka人力資源的管理利器

課堂演練：選擇以上5個(gè)主題中的一個(gè)在個(gè)人電腦上演練10分鐘并寫出一個(gè)AI賦能供應(yīng)鏈的創(chuàng)新點(diǎn)

第八講：“談判專家”-AI技術(shù)賦能采購(gòu)談判

一、供應(yīng)商關(guān)系分析

1. 建立模型增加供應(yīng)商匹配度

2. 供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系分析判斷

3. 篩選建立戰(zhàn)略供應(yīng)商關(guān)系

二、大宗物料價(jià)格變化趨勢(shì)

1. 關(guān)鍵大宗物料界定

2. 期貨市場(chǎng)走勢(shì)判斷

3. 最佳采購(gòu)點(diǎn)下單

三、AI技術(shù)深度參與談判的三個(gè)方面

1. 談判策略制定

2. 談判對(duì)手分析

3. 談判結(jié)果評(píng)估

4. 談判團(tuán)隊(duì)成員的篩選及組合

練習(xí)：選取DeepSeek尋求一個(gè)降本增效的方案

討論：AI+工具在供應(yīng)商篩選方面的應(yīng)用

案例：通過(guò)AI+對(duì)塑料粒子價(jià)格追蹤實(shí)現(xiàn)采購(gòu)原材料的采購(gòu)價(jià)格談判

第九講：“導(dǎo)航員”-AI技術(shù)幫助物流效率提升

一、大數(shù)據(jù)賦能倉(cāng)庫(kù)管理水平

1. 設(shè)置合理的庫(kù)存數(shù)量

2. 規(guī)劃高效的庫(kù)位布局

3. 選取最佳的裝箱模式

工具演練：LLamasoft庫(kù)存仿真系統(tǒng)操作

二、AI協(xié)助優(yōu)化物料配送

1. 蟻群算法vs圖路徑網(wǎng)絡(luò)

2. 模擬運(yùn)輸狀態(tài)

3. 快速調(diào)度車輛及人員

案例：菜鳥(niǎo)網(wǎng)絡(luò)AI調(diào)度系統(tǒng)節(jié)降15%運(yùn)輸成本

三、人工智能工具驅(qū)動(dòng)物流系統(tǒng)的發(fā)展

1. AGV

2. 無(wú)人機(jī)配送

3. 自動(dòng)化裝卸

討論：人工智能在倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)的應(yīng)用

案例：智能倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃

第十講：“配送大師”-AI技術(shù)加速高效配送體系建設(shè)

一、自動(dòng)規(guī)劃配送線路

1. 天氣狀態(tài)預(yù)測(cè)

2. 運(yùn)輸工具選擇

3. 路面擁堵?tīng)顟B(tài)

二、積極的人員調(diào)度

1. 人員布點(diǎn)

2. 人員距離

3. 人員繁忙狀態(tài)

三、運(yùn)輸跟蹤

1. GPS跟蹤

2. 網(wǎng)絡(luò)調(diào)配

3. 冷鏈運(yùn)輸

案例：DeepSeek的混合專家架構(gòu)（MoE）

第十一講：“金牌助理”-AI數(shù)字人提供7*24小時(shí)的客戶全天侯服務(wù)

一、創(chuàng)造數(shù)字人

1. 崗位畫像

2. 選型

3. 崗位職責(zé)

二、數(shù)字人助力企業(yè)出海

1. 智能客服

2. 訂單跟蹤

案例：某化工產(chǎn)品進(jìn)出口公司的精益實(shí)踐

問(wèn)題：訂單處理周期長(zhǎng)（平均7天），客戶投訴率15%。

精益措施：

1. 將手工錄入訂單改為ERP系統(tǒng)自動(dòng)抓取客戶郵件數(shù)據(jù)；

2. 使用AI輔助審核報(bào)關(guān)單，錯(cuò)誤率從8%降至1%；

3. 物流部門與貨代系統(tǒng)直連，實(shí)時(shí)同步船期信息。

成果：訂單處理周期縮短至3天，客戶滿意度提升至95%，人力成本降低20%。